Cara Menelepon Customer Service Dan Sebenarnya Mendapatkan Apa Yang Anda Inginkan

Cara Menelepon Customer Service Dan Sebenarnya Mendapatkan Apa Yang Anda Inginkan

Cara Menelepon Customer Service Dan Sebenarnya Mendapatkan Apa Yang Anda InginkanKombinasi sistem panggilan otomatis dan terus menerus Muzak benar-benar membuat marah. Beberapa hal lebih membuat frustrasi daripada harus menjelaskan masalah Anda kepada banyak orang dan menemukan bahwa tidak ada dari mereka yang memiliki kekuatan untuk membantu Anda.

Cara Menelepon Customer Service Dan Sebenarnya Mendapatkan Apa Yang Anda Inginkan

ecustomerserviceworld  – Dan sayangnya, apakah itu untuk membatalkan layanan internet Anda, mendapatkan bantuan dengan masalah teknis pada laptop Anda, atau bertanya tentang biaya tak terduga, kebanyakan dari kita harus menghubungi hotline layanan pelanggan yang ditakuti di beberapa titik. Ambil napas dalam-dalam. Ini akan baik-baik saja. Kami di sini untuk membantu dengan tips tentang cara menelepon layanan pelanggan tanpa stres, atau setidaknya dengan sedikit lebih sedikit.

Baca Juga : Bagaimana ‘Gamifikasi’ Dapat Membuat Customer Service Anda Lebih Buruk

Apakah Anda Benar-Benar Perlu Menelepon?

Sebelum Anda menghadapi kemungkinan siksaan, tanyakan pada diri Anda apakah mungkin ada cara yang lebih baik. Mungkin Anda dapat menemukan jawaban tanpa menelepon. Periksa situs web perusahaan dan cari FAQ atau forum. Coba Googling masalah spesifik Anda untuk melihat apakah ada jawaban yang mudah. Anda mungkin menemukan cara untuk melakukannya tanpa harus melalui stres menelepon perusahaan.

Pertimbangkan Obrolan Teks

Jendela obrolan langsung yang muncul di sebagian besar situs web sekarang terbukti lebih efektif daripada panggilan telepon. Dengan obrolan teks, Anda dapat mengumpulkan pemikiran Anda dan menuliskannya dengan jelas. Anda tidak perlu mendekatkan telepon ke telinga Anda, tidak ada masalah audio atau aksen untuk diuraikan, dan Anda memiliki catatan percakapan di akhir. Jika Anda kesulitan menemukan dukungan obrolan di situs web perusahaan, coba Googling untuk melihat apakah perusahaan menawarkannya.

Cara Menemukan Nomor yang Tepat

Terkadang satu-satunya pilihan adalah menelepon, tetapi ada baiknya mencari-cari untuk menemukan nomor terbaik. Beberapa direktori, seperti Dial a Human dan Contact Help , mencantumkan nomor perusahaan dan mencoba menghubungkan Anda dengan seseorang. Get Human juga menawarkan nomor terbaik, informasi tentang waktu tunggu, dan saran yang berguna, meskipun layanan premium yang ditawarkannya telah menerima tinjauan yang beragam.

Dipersiapkan

Panggilan Anda akan jauh lebih lancar jika Anda melakukan persiapan sebelum mengangkat telepon. Tuliskan masalah Anda, poin terpenting, dan resolusi yang Anda inginkan. Jika Anda memiliki masalah teknis, sertakan model perangkat dan semua yang telah Anda coba sejauh ini. Jika Anda meningkatkan atau mencari kesepakatan yang lebih baik, teliti penjualan dan harga. Jelas dan ringkas tentang apa masalah Anda dan apa yang Anda inginkan dari layanan pelanggan. Bahkan mungkin ide yang baik untuk menulis skrip pendek untuk membantu Anda tetap di jalur selama panggilan.

Selalu siapkan detail akun, kartu kredit, nomor pesanan, dan informasi lain yang menurut Anda relevan. Jika Anda mengajukan klaim garansi, selidiki apa yang harus Anda berikan dan kumpulkan sebelum menelepon. Persyaratan pelaporan yang memberatkan adalah hal biasa, jadi lakukan riset untuk menghindari keharusan melakukan banyak panggilan. Mungkin ada baiknya memeriksa forum untuk mendapatkan saran dari pelanggan lain yang telah melakukan panggilan serupa untuk mempelajari apa yang berhasil dan apa yang tidak.

Bersiaplah

Panggilan Anda akan jauh lebih lancar jika Anda melakukan persiapan sebelum mengangkat telepon. Tuliskan masalah Anda, poin terpenting, dan resolusi yang Anda inginkan. Jika Anda memiliki masalah teknis, sertakan model perangkat dan semua yang telah Anda coba sejauh ini. Jika Anda meningkatkan atau mencari kesepakatan yang lebih baik, teliti penjualan dan harga. Jelas dan ringkas tentang apa masalah Anda dan apa yang Anda inginkan dari layanan pelanggan. Bahkan mungkin ide yang baik untuk menulis skrip pendek untuk membantu Anda tetap di jalur selama panggilan.

Selalu siapkan detail akun, kartu kredit, nomor pesanan, dan informasi lain yang menurut Anda relevan. Jika Anda mengajukan klaim garansi, selidiki apa yang harus Anda berikan dan kumpulkan sebelum menelepon. Persyaratan pelaporan yang memberatkan adalah hal biasa, jadi lakukan riset untuk menghindari keharusan melakukan banyak panggilan. Mungkin ada baiknya memeriksa forum untuk mendapatkan saran dari pelanggan lain yang telah melakukan panggilan serupa untuk mempelajari apa yang berhasil dan apa yang tidak.

Waktu Terbaik untuk Menelepon

Tampaknya setiap perusahaan mengalami volume panggilan yang lebih tinggi dari biasanya saat ini; waktu tunggu yang lama adalah hal yang biasa. Anda dapat meminimalkan penundaan dengan memilih waktu yang tepat untuk menelepon. Taruhan terbaik adalah menelepon lebih awal. Waktu tunggu lebih pendek sebelum tengah hari, tetapi jam 7 pagi adalah waktu terbaik untuk menelepon menurut Talkdesk , yang juga mengungkapkan bahwa Rabu dan Kamis adalah hari terbaik untuk menelepon, dan Senin adalah yang terburuk.

Gunakan Callback Service

Beberapa perusahaan menawarkan opsi panggilan balik sehingga Anda tidak perlu menunggu. Kami berharap ini akan menjadi praktik standar, tetapi belum universal. Jika perusahaan tidak menawarkan opsi panggilan balik, pertimbangkan aplikasi atau layanan pihak ketiga untuk mengantre untuk Anda. Kami belum mencobanya, tetapi Get Human ( iOS dan Android ) yang disebutkan di atas menawarkan layanan ini, seperti halnya FastCustomer dan Do Not Pay . Berhati-hatilah dengan biaya premium dan ketahuilah bahwa layanan ini tidak selalu berfungsi. Di Inggris, Anda mungkin lebih beruntung dengan WeQ4U ( iOS dan Android ).

Bagaimana Mendapatkan Manusia Sejati

Tidak ada yang suka berurusan dengan sistem otomatis, tetapi mereka tidak buruk secara universal. Terkadang cara tercepat untuk mencapai tujuan Anda adalah dengan mendengarkan opsi dan memilih yang tepat, jadi jangan lewatkan langkah ini secara otomatis. Tetapi jika Anda mengalami masalah, Anda biasanya dapat menekan tombol tertentu untuk menghubungi seseorang biasanya 0 atau #. Jika satu kali tekan tidak berhasil, coba beberapa kali penekanan tombol. Mengatakan “operator”, “layanan pelanggan”, atau “perwakilan” terkadang akan membuat seseorang berbicara.

Tetap Tenang dan Bersikap Baik

Ketika Anda akhirnya berhasil menghubungi seseorang, ingatlah untuk tetap tenang dan bersikap sopan. Mereka mungkin bekerja untuk perusahaan yang bermasalah dengan Anda, tetapi mereka tidak bertanggung jawab atas masalah Anda. Tanyakan bagaimana mereka dan gunakan nama mereka jika mereka memberikannya. Jelaskan masalah Anda dengan jelas, tetapi jangan terlalu lama, karena pekerja call center sangat dianjurkan untuk menangani panggilan dengan cepat. Adalah cerdas untuk mencoba mendapatkan simpati dan membuat mereka memihak Anda. Dengan sabar ikuti petunjuk yang mereka berikan kepada Anda. Ingatlah bahwa mereka mungkin tidak punya pilihan selain mengerjakan skrip atau langkah pemecahan masalah tertentu.

Ambil catatan

Selalu minta tiket atau nomor referensi agar Anda bisa mempercepat prosesnya jika harus menelepon balik. Jika Anda menghubungi seseorang yang membantu dan mereka tidak dapat menyelesaikan masalah Anda di tempat, dapatkan nomor atau email mereka sehingga Anda dapat menanganinya secara langsung di masa mendatang. Catat detail atau janji terkait. Anda bahkan mungkin ingin mempertimbangkan untuk merekam panggilan , meskipun Anda harus memeriksa dengan undang-undang setempat sebelum melakukan ini.

Tahu Kapan Harus Meningkat

Orang pertama yang Anda ajak bicara sering kali memiliki kekuatan terbatas untuk membantu Anda. Jika Anda telah kehabisan pilihan Anda, dan mereka memberi tahu Anda bahwa tidak ada lagi yang bisa mereka lakukan, mungkin sudah waktunya untuk mengeskalasi. Daripada meminta untuk berbicara dengan manajer atau supervisor, mungkin lebih baik untuk menanyakan apakah ada kemungkinan eskalasi lebih lanjut.

Dalam beberapa situasi, ancaman untuk membatalkan layanan dapat membawa Anda ke departemen retensi, yang biasanya memiliki kekuatan paling besar untuk membuat Anda menawarkan, tetapi Anda harus bersedia menindaklanjuti dengan pembatalan sebelum Anda melakukan ini.

Menaiki Tangga

Jika Anda tidak mendapatkan apa-apa dengan layanan pelanggan, Anda mungkin mendapatkan hasil yang lebih baik dengan pergi ke atas. Mulailah dengan mencari nama CEO. Ini kemungkinan terdaftar di halaman Tentang di situs web perusahaan, atau Anda dapat mencari di LinkedIn. Anda dapat menemukan alamat email untuk banyak CEO secara online, atau Anda dapat mengambil kesempatan dan mencoba nama mereka @ apa pun nama perusahaannya. Jika alamat email lain tersedia, Anda dapat menyusun sintaks yang benar.

Setelah Anda menemukan informasi kontak CEO—atau eksekutif lain—kirimkan mereka email yang sopan dan singkat yang menjelaskan apa yang terjadi, mengapa Anda tidak puas, dan apa yang Anda ingin mereka lakukan tentang hal itu. CEO mungkin tidak akan membacanya, tetapi mereka sering memiliki asisten atau tim yang menangani masalah lebih cepat dan memiliki kekuatan lebih dari layanan pelanggan standar.

Keluhan Publik di Media Sosial

Ketika Anda mengalami kesulitan untuk mendapatkan dukungan pelanggan atau Anda tidak mendapatkan hasil yang Anda inginkan, terkadang pergi ke Twitter, Facebook, Reddit, atau platform media sosial lainnya untuk mengeluh secara publik tentang perusahaan yang bersangkutan terkadang efektif. Sebagian besar perusahaan merasa terdorong untuk menanggapi kritik publik dengan cepat. Seperti biasa, bersikaplah sopan dan ringkas tentang masalahnya. Jangan kasar.

Ajukan Keluhan

Jika Anda mencoba segalanya tanpa kepuasan, maka Anda harus mengeluh. Sebagian besar perusahaan memiliki prosedur pengaduan khusus. Terkadang itu akan memicu penyelidikan, dan bahkan mungkin resolusi yang berbeda, meskipun Anda tidak boleh menahan napas.

Anda mungkin lebih suka mengajukan keluhan dengan pihak ketiga, seperti Better Business Bureau, yang dapat membantu memediasi dan mungkin mendapatkan tanggapan yang lebih baik dari perusahaan. Jika masalah Anda adalah dengan layanan keuangan, cobalah Biro Perlindungan Keuangan Konsumen. Orang-orang di Inggris yang mengalami masalah dengan penyedia energi atau komunikasi dapat menghubungi Layanan Ombudsman.

Tinggalkan Ulasan

Apa pun hasil dari panggilan layanan pelanggan Anda, ada baiknya Anda meninggalkan ulasan. Anda dapat menyoroti layanan pelanggan yang buruk, dan ulasan negatif sering kali akan mendorong perusahaan untuk mengambil tindakan lebih lanjut. Di sisi lain, pastikan Anda memuji pengalaman positif untuk menonjolkan layanan pelanggan yang hebat dan mendorong perusahaan untuk berbuat lebih baik.